代理店管理ツールとは？システム導入の目的やクラウド事例をご紹介

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1.代理店管理システムとは

代理店管理システムとは、代理店の営業活動や案件を管理するためのツールです。

代理店ビジネスが拡大期に入ると導入の検討を始める方もいらっしゃると思いますが、まだ代理店管理システムの市場が広がっていないため、どのように導入すればよいかわからずお困りの方も多いのではないでしょうか。

しかし、海外では代理店管理にシステムを導入することは一般的に広がっています。代理店管理システム（PRM）の市場規模は2020年のには548億2000万米ドルと評価され、2021年から2028年にかけて14.9%の年平均成長率 (CAGR) で拡大すると予想されています。

引用：Partner Relationship Management Market Size, Share & Trends Analysis Report

一般的に代理店管理システムで管理する項目としては、代理店の契約や営業担当の連絡先などの基本情報、代理店の営業活動、販促資料などの情報提供、売上の分析などが挙げられます。

しかし、システムによって出来ることが異なりますので、自社の代理店ビジネスに最適なツールを選びましょう。

ここからは、代理店管理システムについてご紹介しますので、導入を検討されている方はご参考にしてください。

2.代理店管理システム導入のメリット

すでに導入しているSFA（営業支援）ツールをカスタマイズした管理や、スプレッドシートでの管理も考えられる中、なぜ代理店管理に特化したツールを導入する必要があるのでしょうか。

この章では、代理店管理ツールを導入する目的についてご紹介します。

2-1. メリット1：代理店の可視化

1つ目は、代理店の可視化が可能になる点です。

代理店に自社製品を販売してもらうためには、まずは代理店の事業や組織を理解する必要があります。代理店が注力している取り組みはなにか、自社製品の販売を推進してくれそうな部署や営業担当を特定することで、協業がスムーズに進みやすいです。

代理店の情報をExcelやスプレットシートで管理している方が多いかと思いますが、代理店別にファルダを使い分ける際に非効率が発生したり、担当者ごと情報が分散したり、引き継ぎの際にうまく連携できなかったりといったリスクが生じてしまいます。

そこで、代理店管理システムを導入することで、代理店の情報が1つのプラットフォームに集約されるため、業務効率化に繋がり、情報が分散されるリスクも低減することが可能です。

また、代理店管理システムに格納した情報を、代理店との情報共有や分析ができる機能に転用することもできるでしょう。

2-2. メリット2：代理店との適切な情報共有

2つ目は、代理店との適切な情報共有が可能になる点です。

才流社が提供する代理店（パートナー）ビジネスの実態調査によると、代理店が「メーカーの支援で満足しているもの、支援はないがあると嬉しいもの」の回答として、1位が「相談したいときにメーカーとすぐに連絡が取れる」、2位が「営業資料などのセールスツールが充実している」と情報共有のしやすさが上位に挙げられています。

代理店に注力して販売してもらうためには、代理店へ適切な支援をして販売しやすいと思ってもらうことが重要です。上記より、特に効果的な支援は代理店と適切な情報共有ができる体制を整えることであることが伺えます。

代理店管理システムの中には、ポータル機能やメール機能が搭載されていることが多いため、活用することで適切な情報共有ができるでしょう。

2-3. メリット3.効果の可視化

3つ目は、代理店ビジネスの効果の可視化ができる点です。

代理店管理システムには、代理店ごとの活動や売上など、代理店ビジネスに必要な数値をダッシュボード化できる機能が搭載されているものがあります。

代理店ビジネスの進捗を数値化することで、施策の効果を可視化でき、効果的に成果をあげることに繋がります。

また、代理店ビジネスは行動がブラックボックス化することが多く、適切なKPI設定が難しいとの声をよく伺います。そこで、代理店管理システムを活用することで正しい目標が立てやすく、社内の代理店営業チームの行動設計も可能になるでしょう。

3.代理店管理ツールでできること

代理店ビジネスを更に拡大させるために、代理店管理に特化したツールを導入することの重要性についてお分かりいただけたかと思います。

それでは、実際にツールでできることは何でしょうか。

この章では代理店管理ツールの代表的な機能を3つご紹介します。

3-1. 機能1：代理店のデータベース構築

1つ目は、代理店のデータベース構築です。

代理店管理ツールは、契約している代理店のコアビジネスや組織体制を格納することができます。そのため、相性の良い代理店の特徴は何か、これから注力すべき代理店はどこかなどをデータを元に判断できるようになります。

また、代理店管理ツールは企業単位だけでなく、個人の活動も記録できるため、代理店営業の実績をリアルタイムで可視化することが出来るようになります。この機能を活用すれば、代理店ビジネスにおいて重要な、代理店営業個人に合わせたフォロー体制が構築しやすくなるでしょう。

3-2. 機能2.：資料や商品情報の一括配信

2つ目は、資料や商品情報の一括配信です。

代理店ビジネスは社外の営業に販売活動を行ってもらうため、定期的に情報共有を行うことで代理店営業に「提案しやすい」と思ってもらうことが大変重要です。

多くの代理店管理ツールには、ポータル機能やメールの一括配信機能が備わっています。ツール上で代理店へ資料や商品情報の共有が簡単にできるようになるため、業務コスト削減に繋がります。

また、どの代理店にどの資料を提供しているのかも可視化できるようになるため、常に最新情報を提供すること可能になり、エンゲージメント向上に繋がるでしょう。

3-3. 機能3：案件進捗・報酬の一元管理

3つ目は、案件進捗・報酬の一元管理です。

代理店管理ツールでは、ベンダー側と代理店側双方で情報を入力できるため、定期的に進捗確認を行う必要がなく、業務効率化に繋がります。

また、リアルタイムで案件進捗を追うことができるようになるため、代理店営業が提案を行う上で困ったことがあれば、すぐにフォローすることができます。

4.代理店管理ツール事例

代理店管理ツールの主な機能についてご説明しましたが、ツールによってできることが異なります。

導入の際は、自社の代理店ビジネスに照らし合わせて、ツールを比較検討しましょう。

この章では、代理店管理ができるツール事例をご紹介しますので、比較検討の際のご参考にしてください。

4-1. PartnerSuccess

パートナーサクセス株式会社が提供する代理店管理に特化したクラウドサービスで、パートナー関係の管理を一元化することが可能です。

パートナー向けポータルやメールの一括配信機能により、代理店との情報共有をスムーズに行うことが出来ます。

また、代理店の閲覧ログが取れるため、どの資料をどの代理店営業が閲覧したかを把握することができます。この機能を活用することで、代理店営業のポテンシャルを可視化することができ、適切なフォローを行えるでしょう。

案件についても、ベンダー・代理店の双方が情報を入力できるため、リアルタイムで進捗状況を追うことができるようになります。

詳細：https://partnersuccess.jp/

4-2. Sales Cloud PRM

株式会社セールスフォース・ジャパンが提供する営業支援のクラウドサービスで、代理店管理ができる機能が備わっています。

AIが代理店営業一人ひとりのフェーズに合った資料を提供してくれるため、代理店営業の資料検索の時間を減らすことができ、販売活動に注力することができるようになります。

詳細：https://www.salesforce.com/jp/products/community-cloud/partner-relationship-management/

4-3. Kintone

サイボウズ株式会社が提供するクラウド型の業務アプリ開発プラットフォームです。

代理店ビジネスなど、企業間の連携が生じるプロジェクト管理に特化したツールにカスタマイズすることが可能です。

連絡手段を一元化できたり、関係者のみの情報共有スペースを用意することができるため、情報共有のプラットフォームとして活用できます。

詳細：https://kintone.cybozu.co.jp/purpose/communication.html

5.まとめ

代理店ビジネス拡大期では、代理店管理に特化したツールを活用することで、業務効率化を行うとともに代理店営業一人ひとりの活動や成果を可視化することが有効です。

しかし、代理店管理ツールをただ導入しても成果は上がりません。ツールで可視化したデータを元に打ち手を考え実行していくことで、代理店ビジネスで飛躍的に成果をあげることができるようになるでしょう。

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