代理店ポータルを構築できるツール4選！適切な情報共有でパートナーのアクティブ化を促進

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1.代理店ポータルとは

代理店ビジネスで効率的に売上を伸ばしていくためには、代理店ポータルを活用することが有効です。代理店向けのポータルとは、ベンダーが代理店へ提供する情報を集約しているサイトです。

「ポータル」は元々「入り口」といった意味を持つ言葉で、情報が集約されているWebページを指します。インターネット上に散らばっている多くの情報から必要としている情報を検索で探すことができ、例えば、会社が社員に情報共有するための社内ポータルなどがあげられます。

ベンダーは、ポータルを活用することで代理店に一斉に情報提供ができるため、工数削減に繋がります。また、ポータル内の情報は、代理店ごとにパスワードで保護することができるため、個社毎に提供したい情報をカスタマイズすることも可能です。

代理店は、販売活動の際に活用したい情報を手軽に入手することができるようになり、また、ベンダーに営業の進捗状況も簡単に共有できるため、業務効率化にも繋がります。

▼代理店ポータルで提供すべき情報がわかる記事
代理店向けポータルとは？効果と運用のコツをご紹介

2.代理店ポータルで情報共有を行うべき理由

代理店の社数が少ない時期はメール、チャットツール、Googleドライブなどで十分な情報共有ができるでしょう。しかし、社数が増えてくると煩雑になり、ポータルを構築しなければ代理店に適切な情報を届けることが難しくなります。

それでは、代理店との情報共有においてポータルを構築すべき理由とは何でしょうか。

2-1. 理由1.情報共有における業務効率化のため

理由の1つ目は、情報共有における業務効率化ができるためです。

代理店の社数が少ない時期は、個別で資料を送る体制でも問題ありませんが、社数が増えてくると業務負担が大きくなります。特に、代理店ビジネスで売上を伸ばすためには代理店との関係性構築が重要ですが、情報提供における作業コストが大きくなれば、関係性構築のためのコミュニケーション業務に時間が割きづらくなってしまいます。

そこで、代理店ポータルを活用すれば、ポータル上に資料をアップロードすれば一括で代理店へ情報提供ができるため、作業コストの削減に繋がります。

また、代理店も様々なベンダーと契約しているため、メールやチャットでは格納場所を見失ってしまいやすい傾向にあります。そのため、ベンダーの代理店ビジネス担当者が、代理店営業からの問い合わせ対応に追われてしまうケースが発生します。そこで、ポータルを構築し分かりやすい資料の格納場所を用意することで、業務負担軽減に繋がるだけでなく、代理店側のエンゲージメント向上にも繋がり、大きく業務効率化に繋がります。

2-2. 理由2.どの代理店にどの資料を提供しているのかを社内で可視化するため

理由の2つ目は、どの代理店にどの情報を提供しているのかを社内で可視化が出来るからです。

代理店ビジネスで売上を伸ばすためには、代理店営業が販売しやすい体制を構築することが重要です。そのためには、営業資料や製品紹介資料を常に最新版にアップデートして代理店営業に活用してもらうことが有効です。

しかし、代理店との情報共有にメールやチャットツールを活用している場合、どの代理店にどの資料を提供しているのか可視化しづらく、最新資料を届ける体制が構築しづらいでしょう。

そこで、代理店ポータルを活用すれば、代理店への資料提供状況が可視化できるようになるため、最新の資料を提供できる体制を構築することが可能になります。また、代理店ごとに公開する資料をカスタマイズできるため、代理店営業に合わせた情報を提供しアクティブ率向上にも繋げることもできるでしょう。

3.代理店ポータルを構築する方法

代理店ポータルを活用すべき理由についてお分かりいただけたかと思います。

それでは、どのようにして代理店ポータルを構築すればよいのでしょうか。この章では、代理店ポータルを構築する方法をご紹介します。

3-1. 方法1.自社で構築

1つ目は、自社でゼロから構築する方法です。

メリットとしては、自社の代理店ビジネスに合わせて機能などをカスタマイズ出来る点です。一方で、デメリットとしては、ゼロから自社のリソースのみで構築しなければならないため、膨大なコストと時間がかかることです。

また、ポータルは定期的に更新する必要があるため、自社で構築する場合はメンテナンスにかかる費用も事前に予算にいれておきましょう。

3-2. 方法2.外部のシステム開発業者に委託する

2つ目は、外部のシステム開発業者に委託する方法です。

メリットとしては、ポータルサイトの構築が得意な外部業者に開発を委託することで、自社で開発組織を抱えずに構築できる点です。一方で、デメリットとしては、社外とのコミュニケーションが必要になるため、認識の齟齬や作業指示の誤解などが生じる可能性がある点です。

また、業務内容に変更があった場合、情報共有に時間がかかり構築が遅れるリスクもあります。あらかじめ意思疎通や情報共有の方法を確認しておく必要があるでしょう。

3-3. 方法3.ツールを導入する

3つ目は、代理店ポータルを構築できるツールを導入する方法です。

メリットとしては、ゼロから構築する必要がないため導入が簡単であり、初期費用が比較的かからない点です。一方で、デメリットとしては、既存のツールを活用するため、自社の代理店ビジネスに合わせた機能を構築できない点です。

最近では、PRMツールなど代理店ビジネスに特化したSaaSもあるため、サブスクリプション型の課金体系で比較的手軽にポータルを構築することができます。

▼PRMツールとは何かがわかる記事
PRM（パートナー・リレーションシップ・マネジメント）とは？取り組みやツールについてご紹介

4.代理店ポータルが構築できるツール4選

4-1. PartnerSuccess

PartnerSuccessは、パートナーサクセス株式会社が提供するベンダーと販売パートナー(代理店)の業務を集約・可視化するPRM(代理店連携管理クラウド)サービスです。

パートナーのデータベースを構築し相互で情報共有が出来るポータル機能と、パートナー・ベンダー間で案件情報を一元管理できる機能があります。

ポータル機能ではパートナーの企業データベース構築、商品情報・ファイル共有、ファイルの閲覧ログをサービスの特徴としています。

代理店の資料閲覧ログを記録することができるため、注力すべき代理店営業をデータをもとに判断することが出来ます。また、無料で代理店にアカウントを付与することが出来るため、コストを抑えてポータルを活用することができます。

4-2. Kintone

Kintoneは、サイボウズ株式会社が提供するノーコードまたは最低限のコードで簡単に業務アプリケーションを作成することができるサービスです。

社内用だけでなく、社外での企業間でのやり取りにも対応しているため、必要な機能をカスタマイズして代理店ポータルとしても使用することが出来ます。

4-3. Smart Engagement Platform

Smart Engagement Platformは、株式会社エクサが提供するBtoB企業のデジタルビジネスに必要な機能とサービスを備えた、営業業務の効率化とマーケティング業務をサポートするソリューションサービスです。

ソリューションサージスのうちの一つに販社・代理店向けポータルを提供しており、オフライン営業とオンライン営業共に管理、情報提供できるポータルを展開しています。

4-4.infoScoop Smart×Portal

infoScoop Smart×Portalは、株式会社ユニリタが提供するお客様と第一線で働く人と、それを陰で支える人をつなぎ、必要な情報を確実に伝えるエンゲージメント向上サービスです。

コミュニケーションやファイルの共有だけでなく、動画のストリーミング配信やサンクスカードなど様々な機能で、社外問わずコミュニケーションの円滑化を図ることが出来るため、代理店ポータルとしても活用されています。

5.まとめ

代理店との情報共有を効率的に行うためには、代理店ポータルの活用が大変有効です。自社の代理店ビジネスに合わせて、構築方法を検討してみてはいかがでしょうか。

注意しておきたいのは、代理店ポータルをただ構築するだけでは売上が伸びるわけではありません。代理店ポータルにより代理店営業一人ひとりに合わせた適切な情報共有が出来る体制を構築することでアクティブ率を向上させ、売上拡大を目指しましょう。

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